Privacy Notice

 

 

 

 

 

 

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

(“PRIVACY NOTICE”)

RANHILL SAJ SDN BHD

 

 

 

Last updated : November 2025

 

Dear valued customers,

This Personal Data Protection Notice (“Privacy Notice”) serves to explain and inform you of the manner in which your personal data is collected, processed, stored, disclosed, and protected in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 [Act 709], as amended or modified from time to time. 

 

1.         DESCRIPTION OF PERSONAL DATA

1.1        Personal data (including sensitive personal data) means any information which relates to you (or in the case of a third party as authorized by such third party) and which was collected or provided to Ranhill SAJ for any of the purposes stated in Section (3) below (“Purposes”). 

1.2       Your personal data that we collected and processed may include, but is not limited to the following: –

(i)            personal information to establish your identity and background such as your full name, NRIC number or identity card number, passport number, nationality/ citizenship, biometric data (if applicable), birth date, gender;  

(ii)           contact details such as your telephone number, mobile number, email, billing address, premises address for water supply;

(iii)          financial and banking details and any payment information such as your bank account number;

(iv)          personal data derived from any legal documents provided by you including but not limited to land title, sale & purchase agreement, tenancy agreement, letter of administration, grant of probate, power of attorney, death certificate and any other personal or family information when you commence contract or business relation with us;

(v)           information or recording in audio/video format (including voice, video recording, closed-circuit television (“CCTV”) or security recording cameras), recording of images (including photographs), location tracking/global positioning system (“GPS”) information, online chat messages, Internet Protocol (IP) addresses be it at any of our premises or otherwise at any of our corporate events or third party events including recording of calls placed by you to our customer service or call centres; 

(vi)          data analytics that describes your behavioural characteristics, preferences, activities, habits, views, feedback, interests, and equipment and software used during your interactions with our services; 

(vii)         personal data that you provide to us when using the contact form on our website, providing feedback, your correspondence with us or when you interact with any of our social media channels including any enquiry or complaint details and such other information depending on the nature of business relationship or dealings you have with us; and

(viii)        current and historical personal data including any and including any prefix or title to your name, occupation, business interest, employment, position held and/or social media identifiers.

1.3       Ranhill SAJ do not generally collect sensitive information unless it is necessary due to exceptional circumstances that warrant us to do so or otherwise to serve or meet you or our particular needs. For water supply services, no sensitive data is required by us. 

1.4       If you provide us with any personal data relating to a third party (e.g. information of your spouse, children, parents, and/or employees), by submitting such personal data to us, you represent to us that you have obtained the consent of the third party to provide us with their personal data for the purposes as stated herein.

1.5       If you are connected by way of offer of employment, scholarship, or internship or to receive grants as beneficiaries (as appropriate) we may collect personal data which includes field of study, university and country of study, academic achievements, certifications, employment history, racial or ethnic origin, nationality, financial information (such as parents or beneficiaries income, bank account name and number), photographs or profile picture and any other supporting documents or information as required and where necessary we carry out pre-screening for any necessary records of applicants suitable to its designation in accordance with, applicable law. 

1.6       If you are our business partner or counterparty or provide services to our counterparty or where you are or act for or are related to our customers and clients or where you or the organization you work for is a regulator, government agency, judiciary, legislative or other law enforcement agency, we may collect and process your personal data based on your relationship with us in which event we may collect personal data which includes business information such as details of your organization, job title, department, business address, organization structure, shareholding or directorship, details in business registration documents, third party due diligence, documents, credit checks, financial details including any immediate family details and bank account details.  

1.7       CCTV use at any of our premises is for surveillance only to provide a safe and secure workplace environment.

1.8       In the event of health crisis, disease outbreak, pandemic or endemic, we may collect data relating to your health and physical condition and to any of your household, results of your health assessment, quarantine or hospitalization information and any other information required for management of such.

2.         SOURCES OF PERSONAL DATA COLLECTION

2.1        Customer or potential customer for water supply services: 

Ranhill SAJ may collect your personal data directly from you or indirectly from third parties such as our authorized plumbers, agents from developers, your legal representatives or agents and/or your employers provide your personal data to Ranhill SAJ or when you voluntarily provide your sensitive personal data in any manner in connection with any transaction arrangements and/or enquiries made to Ranhill SAJ.

Your personal data may also be collected when you send us completed application, registration forms, participate in surveys and programmes and/or provide enquiry, information and/or feedback via various means, including at our customer information centre (Info-Centre), online or any digital platforms and physical hardcopies at public venues or in any of our premises. Your personal data may also be collected from cookies through the use of our website and from customer service support services or call centres. 

2.2        Business partners such as vendor, supplier, contractor, bidder, consultant, plumber, landlord, tenant, debt collector, or service provider:

Ranhill SAJ, whether directly or through our authorized agents and representatives, collects your personal data directly from you or indirectly from third parties such as your employer, authorized agents or credit reporting agencies when you enter into any contracts, transactions or arrangements with Ranhill SAJ connection with any contract for works, consultancy, services or supply or proposed supply of services.

Your personal data may also be collected when you send us completed application, registration forms, participate in surveys and programmes and/or provide enquiry, information and/or feedback via various means, including at our Info-Centre, online or any digital platforms and physical hardcopies at public venues or in any of our premises. Your personal data may also be collected from cookies through the use of our website and from customer service support or call centres and/or from credit rating agencies.

2.3        Programme participation: 

Ranhill SAJ whether directly or through our authorized agents and representatives, collects your personal data directly from you or indirectly from third parties such as your authorized agents and may collect your personal data when you register for, participate in, or engage with any programmes, trainings, events, campaigns, survey, or initiative organised, hosted, or sponsored by Ranhill SAJ or any education activities. This may include community outreach activities, corporate social responsibility (CSR) events, educational collaborations, exhibitions, or promotional activities. Your personal data may be collected directly from you through registration forms, event participation, feedback submissions, or photography/video recording during the event) or indirectly through our partners, co-organisers, or media representatives in digital platforms or otherwise.

2.4        Personal Data of Minors: 

Unless required by applicable laws, regulations, rules and/or guidelines issued by relevant governmental or regulatory authorities, Ranhill SAJ will not knowingly solicit or collect personal data from individuals under 18 years of age. In the event where Ranhill SAJ becomes aware that we have inadvertently collected personal data from individual under the age of 18, Ranhill SAJ will take necessary steps to delete such personal data from its records as soon as practicably possible. However, if such personal data of the minor is necessary for processing the Purposes herein and/or compliance with our legal obligations, we would require the consent of the legal guardian of the minor. 

 

3.         PURPOSES OF PERSONAL DATA COLLECTION AND PROCESSING (“Purposes”)

3.1       Customer or potential customer for water supply services:

Your personal data is collected and further processed by Ranhill SAJ as required or permitted by law and to give effect to your requested commercial transaction, including the following: -

(i)             To verify your identity and background;

(ii)            To assess and process your request for water supply and other related services of our services;

(iii)           To discharge Ranhill SAJ’s obligations under Water Services Industry Act 2006 including but not limited for developing and maintaining water supply system, customer’s database, billing, recovery, enforcement and customer related services;

(iv)          To promote excellence and sustainability of water industry market research or surveys, internal analysis, campaign, events customer profiling activities, analysis of customer patterns and choices, planning, and statistical and trend analysis in relation to our services;

(v)           To secure your safety and well-beings; 

(vi)          To any persons who have been identified as being you or your authorised representative(s) for the purpose of the relevant transaction or enquiry;

(vii)          To perform any services by third parties for any of the purposes described above and related thereto;  

(viii)         To facilitate your participation in and our programmes, administration of any events including contests, promotions or campaigns; 

(ix)          To facilitate process of any payments related to our services;

(x)           To respond to your enquiries and to resolve any issues and disputes which may arise in connection with any dealings with Ranhill SAJ;

(xi)          To comply with the Ranhill SAJ’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business including to meet any disclosure requirements of any law binding upon the Ranhill SAJ;

(xii)          To provide you with information regarding services, campaigns upcoming events, promotions offered by us and entities YTL Corporation Berhad and its listed entities within Malaysia and its subsidiaries (“Group”) which may be of interest to you;

(xiii)         To process or conduct analytical research, performance tracking and benchmarking;

(xiv)        To detect any misuse, fraud, abusive and/or improper use of services; and

(xv)         For any other purpose that is required or permitted by any laws, regulations and guidelines including the requirements of any governmental or regulatory authorities;

3.2       Business partners such as vendor, supplier, contractor, bidder, consultant, plumber, landlord, tenant, debt collector, or service provider. 

In addition to Item 3.1, we also collect and process your personal data for following:

(i)         To conduct credit reference checks and establish your credit worthiness, where necessary, in providing you with the required contracts and service;

(ii)            To administer and give effect to your commercial transaction (such as tender award, contract for service, works, contract for supply and tenancy agreement);

(iii)           To process any payments related to your commercial transaction;

(iv)          For insurance purposes;

(v)           For internal investigations, compliance, audit or security purposes including without limitation for crime detection, prevention and prosecution;

(vi)          To better manage our business and your relationship with the Group;

(vii)          To transfer or assign our rights, interests and obligations under any agreement entered into with Ranhill SAJ;

(viii)         To evaluate, monitor and manage contractor performance, project execution, and compliance with safety and technical requirements;

(ix)          To assess and process bidder participation in tenders, including evaluation, clarification and award of tender outcomes;

(x)           To engage and coordinate consultants for the provision of professional, advisory or technical services;

(xi)          To register, verify and supervise plumbers performing installation, maintenance or repair works;

(xii)          To manage and administer landlord information, tenancy agreements, rental payments and property-related correspondence;

(xiii)         To manage, recover and enforce outstanding payments or debts through appointed debt collecting agencies, including communication, negotiation and settlement processes;

(xiv)        To coordinate and share relevant consumer or operational data with other licensed water operators; and

(xv)         To collaborate and exchange relevant service information with sewerage services licensees for the purpose of maintenance coordination and compliance with utility service regulations.

3.3       Programme Participant: 

Your personal data is collected and further processed by Ranhill SAJ as required or permitted by law and in connection with your participation in any programme, event, campaign, survey or initiative organised, hosted or sponsored by Ranhill SAJ, including the following:

(i)         To register and manage your participation in programmes, events, campaigns, surveys or initiatives organised by Ranhill SAJ;

(ii)         To communicate with you regarding event details, logistics, updates, acknowledgements or follow-up activities;

(iii)        To prepare, publish or display event materials, including photographs, videos and testimonials, for reporting or publicity purposes;

(iv)        To issue certificates, recognitions, prizes or tokens of appreciation related to your participation;

(v)         To analyse feedback, participation trends and audience engagement for programme improvement;

(vi)        To maintain internal records of participants for compliance, audit and reporting requirements;

(vii)       To comply with any applicable legal or regulatory obligations in connection with the event or activity; and

(viii)       To contact you and/or provide information regarding similar programmes, campaigns or initiatives that may be of interest to you.

 

3.4        Minor: 

Your personal data may be collected and further processed by Ranhill SAJ, with the consent of your legal guardian, for the following purposes:

(i)         To register and manage participation in any Ranhill SAJ programme, event or initiative intended for minors;

(ii)         To communicate with the minor’s parent or legal guardian regarding event details, consent requirements, or relevant updates;

(iii)        To ensure the safety, welfare and appropriate supervision of minors during participation in Ranhill SAJ programmes or activities;

(iv)        To record attendance, issue certificates or acknowledgements, and document achievements or involvement;

(v)        To process photographs, videos or media recordings taken during such events for internal reports or publicity (subject to guardian consent); and

(vi)        To comply with any legal or regulatory requirements governing the handling of minors’ personal data.

 

 

4.         DISCLOSURE OF PERSONAL DATA (within or outside of Malaysia)

4.1        Entities within the Group

Your personal data provided to us is processed by entities (within or outside of Malaysia) within the Group (including related companies, subsidiaries, holding companies, associated companies and outsourcing partners). 

The Group will ensure that:

(i)         access to your personal data is restricted to staff who are required to process your personal data in accordance with their respective job requirements; and

(ii)        only necessary information is released to the relevant employees.

 

4.2        Classes of third parties

Your personal data may be disclosed or transferred to relevant third parties (within or outside of Malaysia) as required under law, pursuant to relevant contractual relationship (for example, where we appoint third party service providers) or for the Purposes (or purposes directly related to Purposes) to the followings -

(i)            Other water licensees to coordinate and share relevant consumer or operational data for service continuity, water-supply management and cross-boundary operational efficiency;

(ii)           Sewerage services licensees to collaborate and exchange relevant service information for maintenance coordination and compliance with utility service regulations;

(iii)          Outsourcing activities in water services, engineering, operations, maintenance, or related business activities;

(iv)          Group-level governance, risk management, internal audit, compliance, consolidated reporting, shared administrative functions, customer service support, IT hosting and system maintenance, or for other legitimate business, operational and administrative purposes permitted under applicable data protection laws;

(v)           Third parties appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as banks or financial institutions, consultants’ auditors, lawyers, company secretaries, printing companies, information technology (IT) system/software vendors, contractors, conference/training/event organizer, other advisers, travel agencies, credit reporting agencies and insurance companies);

(vi)          Our business partners or affiliates who may jointly provide the service requested for (such as third party hotels or resorts, shopping mall tenants or applications resellers);

 

(vii)         Any financial institutions, merchants and credit card associations in connection with your use of any credit or debit card in any transactions made with us;

(viii)        Law enforcement agencies including courts, tribunals or authorities, whether governmental or quasi-governmental having jurisdiction over Ranhill SAJ; 

(ix)          Relevant governmental agencies, statutory authorities, management corporations, joint management bodies, industry regulators and local councils;

(x)           Any persons, authorities or regulators to whom the Ranhill SAJ is permitted or required to disclose to under the laws of any country;

(xi)          Entities within the Group companies to operate, improve and develop our services; and

(xii)         Third party service providers to perform function on our behalf for debt recovery, recruitment, conference, training, event, organizer, collection.

 

4.3        Data Sharing

Ranhill SAJ may enter into data sharing arrangements with our business partners, shareholders and/or affiliates whose platforms integrate with ours, and partners with whom we collaborate to improve operations, support business functions, deliver a promotion, value added or other specialized services. Where you have given consent to the sharing of your personal data with our business partners via their respective platforms and/or channels, your personal data may be shared between our business partners and us for the Purposes set out in this Notice.

As stated in the Purposes set out above, we may contact you to keep you informed of our services, other services offered, campaigns and promotions including those jointly run with our current and future business partners and entities within the Group that you might be interested in (via electronic direct mails (EMDs), direct mailers, short message services (SMS-es), phone calls, social media, 3rd party sites and other means). 

We may also collect, share and use your personal data for analytics, testing, research, performance tracking, benchmarking and/or administer automated search engines and profiling services using data collected within the Group.

 

5.         RETENTION OF PERSONAL DATA

            Your personal data will only be retained for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected or as required by law. We will not keep your data longer than duration that is necessary for us to furnish all our obligations and to safeguard our interest. 

 

6.         SECURITY OF PERSONAL DATA

Ranhill SAJ shall process your data in a safe and secure manner and where reasonable and practicable implement appropriate technical and organizational security measures to prevent any unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction in accordance with applicable laws. 

 

7.         RIGHTS OF DATA SUBJECT  

Under Act 709, you have the right as a data subject to access, correct or remove your personal data or otherwise withdraw your consent or processing SUBJECT ALWAYS to certain requirement or exemptions provided or as required by us together with any payment of the prescribed fee where required. We will make every endeavor to ensure your personal data is accurate and up to date and therefore we seek mutual assistance and cooperation from you to notify us should there be any changes to your information. 

 

8.         WEBSITES

8.1       Links to other sites

Content in our website of may include links to other third party websites. Ranhill SAJ is not responsible for the content on such linked third party websites and users should observe the separate privacy policies applicable to the respective third parties website. 

8.2       Cookies

Ranhill SAJ may collect information about your visits to the Ranhill SAJ Websites without you actively submitting such information. Unidentifiable information may be collected using various technologies, such as cookies, and web beacons. Cookies are small text files that are transferred to your computer’s hard disk by a website. Web beacons (also referred to as GIF files, pixels or Internet tags) help Ranhill SAJ recognize a unique cookie on your browser. Your internet browser automatically transmits to Ranhill SAJ some of this unidentifiable information, such as the URL of the website you just visited and the browser version your computer is operating. 

Passive information collection technologies can make your use of Ranhill SAJ Websites easier by allowing Ranhill SAJ to provide better service, customize Ranhill SAJ Websites based on consumer preferences, compile statistics, analyses trends, and otherwise administer and improve Ranhill SAJ Websites. Certain features of Ranhill SAJ Websites may not work without use of passive information collection technologies. Information collected by these technologies cannot be used to identify you without additional identifiable information and Ranhill SAJ will not collect additional identifiable information collected through the use of such tracking technologies. 

 

9.         AMENDMENT TO THIS NOTICE

Ranhill SAJ reserve the right to update this Privacy Notice at any time and without prior notice and will notify you of any such amendment via our website. We may also notify you by such other means of communication as deemed suitable by Ranhill SAJ and your continued usage of our services shall be treated as your agreement and acceptance of the updated terms in this Privacy Notice.

 

10.        CONTACT INFORMATION

If you have any queries, complaints or any request regarding the processing of your personal data, kindly contact:

 

Data Protection Officer

Ranhill SAJ Sdn Bhd,

Bangunan Ranhill SAJ,

Jalan Garuda, Larkin,

80350 Johor Bahru,

Email: dpo@ranhill.com.my

 

11.        CONFLICT

In the event of any conflict between this English language Privacy Notice and its corresponding Bahasa Malaysia Privacy Notice, the terms in this English language Privacy Notice shall prevail. 

 

 

 

 

 

 

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

(“NOTIS PRIVASI”)

RANHILL SAJ SDN BHD

Kemas Kini Terakhir: November 2025

 

Pelanggan yang dihargai,

Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis Privasi”) bertujuan untuk menerangkan dan memaklumkan kepada anda mengenai cara data peribadi anda dikumpul, diproses, disimpan, didedahkan dan dilindungi selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 [Akta 709], sebagaimana yang telah dipinda atau diubah dari semasa ke semasa.

 

1.         PENGENALAN MENGENAI DATA PERIBADI

1.1        Data peribadi (termasuk data peribadi sensitif) bermaksud sebarang maklumat yang berkaitan dengan anda (atau dalam hal pihak ketiga, sebagaimana yang dibenarkan oleh pihak ketiga tersebut) dan yang telah dikumpul atau diberikan kepada Ranhill SAJ bagi mana-mana tujuan seperti yang dinyatakan dalam Seksyen (3) di bawah (“Tujuan”).

1.2        Data peribadi anda yang kami kumpul dan proses mungkin termasuk, tetapi tidak terhad kepada perkara berikut:

(i)         Maklumat peribadi untuk mengesahkan identiti dan latar belakang anda seperti nama penuh, nombor kad pengenalan, nombor pasport, kewarganegaraan, data biometrik (jika berkenaan), tarikh lahir, jantina;

(ii)        Butiran perhubungan seperti nombor telefon anda, nombor telefon bimbit, e-mel, alamat bil, alamat premis bagi bekalan air;

(iii)        Maklumat kewangan dan perbankan serta maklumat pembayaran seperti nombor akaun bank anda;

(iv)        Data peribadi yang diperoleh daripada sebarang dokumen undang-undang yang diberikan oleh anda termasuk tetapi tidak terhad kepada geran tanah, perjanjian jual beli, perjanjian sewaan, surat pentadbiran, surat kuasa mentadbir harta pusaka, surat kuasa wakil, sijil kematian dan apa-apa maklumat peribadi atau keluarga semasa anda memulakan kontrak atau hubungan perniagaan dengan kami;

(v)        Maklumat atau rakaman dalam bentuk audio/video (termasuk suara, rakaman video, televisyen litar tertutup (“CCTV”) atau kamera keselamatan), rakaman imej (termasuk gambar), maklumat penjejakan lokasi / sistem kedudukan global (“GPS”), mesej sembang dalam talian, alamat Protokol Internet (IP) sama ada di mana-mana premis kami atau di mana-mana acara korporat atau acara pihak ketiga termasuk rakaman panggilan anda ke pusat khidmat pelanggan kami;

(vi)        Data analitik yang menerangkan ciri kelakuan anda, keutamaan, aktiviti, tabiat, pandangan, maklum balas, minat, serta peralatan dan perisian yang digunakan semasa anda berinteraksi dengan perkhidmatan kami;

(vii)       Data peribadi yang anda berikan semasa menggunakan borang hubungan di laman web kami, memberikan maklum balas, berurusan melalui surat-menyurat atau berinteraksi melalui saluran media sosial kami termasuk sebarang pertanyaan atau butiran aduan dan maklumat lain bergantung kepada jenis hubungan perniagaan atau urusan anda dengan kami; dan

(viii)      Data peribadi semasa dan sejarah termasuk sebarang gelaran atau panggilan hormat anda, pekerjaan, minat perniagaan, perkhidmatan, jawatan yang disandang dan/atau pengenal media sosial.

 

1.3        Ranhill SAJ secara amnya tidak mengumpul maklumat sensitif kecuali jika perlu atas keadaan luar biasa yang memerlukannya atau bagi memenuhi keperluan tertentu anda atau kami. Untuk perkhidmatan bekalan air, tiada data sensitif diperlukan oleh kami.

1.4        Jika anda memberikan sebarang data peribadi berkaitan dengan pihak ketiga (contohnya maklumat tentang pasangan, anak, ibu bapa, dan/atau pekerja anda), dengan menyerahkan data peribadi tersebut kepada kami, anda mengesahkan bahawa anda telah memperoleh keizinan pihak ketiga tersebut untuk memberikan data peribadi mereka kepada kami bagi tujuan seperti yang dinyatakan di sini.

1.5        Jika anda terlibat melalui tawaran pekerjaan, biasiswa, latihan industri, atau penerimaan geran sebagai penerima manfaat (sebagaimana berkenaan), kami mungkin mengumpul data peribadi termasuk bidang pengajian, universiti dan negara pengajian, pencapaian akademik, sijil, sejarah pekerjaan, asal usul kaum atau etnik, kewarganegaraan, maklumat kewangan (seperti pendapatan ibu bapa atau penerima manfaat, nama dan nombor akaun bank), gambar atau gambar profil, serta sebarang dokumen sokongan lain atau maklumat yang diperlukan, dan apabila perlu kami akan melaksanakan semakan latar belakang pemohon selaras dengan undang-undang yang berkenaan.

1.6        Jika anda ialah rakan perniagaan atau pihak lawan kontrak atau pembekal kepada pihak lawan kontrak kami, atau anda bertindak bagi pihak pelanggan kami, atau anda/organisasi anda ialah agensi kawal selia, agensi kerajaan, badan kehakiman, badan legislatif, atau agensi penguatkuasaan undang-undang, kami mungkin mengumpul dan memproses data peribadi anda berdasarkan hubungan tersebut termasuk maklumat perniagaan seperti organisasi, jawatan dalam pekerjaan, jabatan, alamat perniagaan, struktur organisasi, pegangan saham atau pengarah, butiran dalam dokumen pendaftaran perniagaan, ketekunan wajar pihak ketiga, dokumen, semakan kredit, maklumat kewangan termasuk butiran keluarga terdekat dan maklumat akaun bank.

1.7        Penggunaan CCTV di mana-mana premis kami adalah untuk tujuan pemantauan keselamatan sahaja bagi menyediakan persekitaran kerja yang selamat dan terjamin.

1.8        Sekiranya berlaku krisis kesihatan, wabak penyakit, pandemik atau endemik, kami mungkin mengumpul data berkaitan keadaan kesihatan fizikal anda dan isi rumah anda, keputusan penilaian kesihatan, maklumat kuarantin atau kemasukan ke hospital, serta sebarang maklumat lain yang diperlukan bagi pengurusan situasi tersebut.

 

2.         SUMBER PENGUMPULAN DATA PERIBADI

2.1        Pelanggan atau bakal pelanggan perkhidmatan bekalan air:

Ranhill SAJ boleh mengumpul data peribadi anda secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada pihak ketiga seperti tukang paip bertauliah kami, ejen daripada pemaju, wakil undang-undang atau ejen anda dan/atau majikan anda yang memberikan data peribadi anda kepada Ranhill SAJ, atau apabila anda secara sukarela memberikan data peribadi sensitif anda dengan apa-apa cara berhubung dengan sebarang urusan transaksi dan/atau pertanyaan yang dibuat kepada Ranhill SAJ.

Data peribadi anda juga boleh dikumpul apabila anda menghantar permohonan lengkap, borang pendaftaran, mengambil bahagian dalam tinjauan atau program, dan/atau memberikan pertanyaan, maklumat dan/atau maklum balas melalui pelbagai cara, termasuk di Pusat Informasi Pelanggan kami (Info-Centre), secara dalam talian atau melalui mana-mana platform digital dan salinan fizikal di tempat awam atau di mana-mana premis kami. Data peribadi anda juga boleh dikumpul daripada “cookies” melalui penggunaan laman web kami dan melalui perkhidmatan sokongan pelanggan atau pusat panggilan kami.

2.2        Rakan niaga seperti pembekal, kontraktor, pembida, perunding, tukang paip, tuan tanah, penyewa, pemungut hutang atau penyedia perkhidmatan:

Ranhill SAJ, sama ada secara langsung atau melalui ejen dan wakil sah kami, mengumpul data peribadi anda secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada pihak ketiga seperti majikan anda, ejen yang diberi kuasa atau agensi pelaporan kredit apabila anda memasuki sebarang kontrak, transaksi atau urusan dengan Ranhill SAJ berkaitan dengan apa-apa kontrak kerja, perundingan, perkhidmatan, bekalan atau cadangan bekalan perkhidmatan.

Data peribadi anda juga boleh dikumpul apabila anda menghantar borang permohonan atau pendaftaran yang telah lengkap, mengambil bahagian dalam tinjauan atau program, dan/atau memberikan pertanyaan, maklumat dan/atau maklum balas melalui pelbagai cara termasuk di Pusat Informasi Pelanggan kami (Info-Centre), secara dalam talian atau melalui platform digital, serta salinan fizikal di tempat awam atau di mana-mana premis kami. Data peribadi anda juga boleh dikumpul melalui penggunaan “cookies” di laman web kami, melalui perkhidmatan sokongan pelanggan atau pusat panggilan, dan/atau daripada agensi penarafan kredit.

2.3        Penyertaan dalam program:

Ranhill SAJ, sama ada secara langsung atau melalui ejen dan wakil sah kami, mengumpul data peribadi anda secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada pihak ketiga seperti ejen yang diberi kuasa dan mungkin mengumpul data peribadi anda apabila anda mendaftar, mengambil bahagian, atau terlibat dalam mana-mana program, latihan, acara, kempen, tinjauan atau inisiatif yang dianjurkan, dihoskan atau ditaja oleh Ranhill SAJ atau mana-mana aktiviti pendidikan. Ini termasuk aktiviti khidmat masyarakat, program tanggungjawab sosial korporat (CSR), kerjasama pendidikan, pameran atau aktiviti promosi. Data peribadi anda boleh dikumpul secara langsung daripada anda melalui borang pendaftaran, penyertaan acara, penyerahan maklum balas, atau rakaman foto/video semasa acara tersebut, atau secara tidak langsung melalui rakan kongsi kami, penganjur bersama atau wakil media sama ada di platform digital atau melalui cara lain.

2.4        Data Peribadi Individu Bawah Umur:

Kecuali jika dikehendaki oleh undang-undang, peraturan, dan/atau garis panduan yang dikeluarkan oleh pihak kerajaan atau pihak berkuasa kawal selia yang berkaitan, Ranhill SAJ tidak akan dengan sengaja meminta atau mengumpul data peribadi daripada individu di bawah umur 18 tahun. Sekiranya Ranhill SAJ mendapati bahawa kami secara tidak sengaja telah mengumpul data peribadi daripada individu di bawah umur 18 tahun, Ranhill SAJ akan mengambil langkah yang perlu untuk memadam data peribadi tersebut daripada rekod kami secepat mungkin. Namun demikian, jika data peribadi individu bawah umur tersebut diperlukan bagi tujuan pemprosesan seperti yang dinyatakan dalam notis ini dan/atau untuk mematuhi kewajipan undang-undang kami, kami akan memerlukan kebenaran daripada penjaga sah kepada individu bawah umur berkenaan.

 

3.         TUJUAN PENGUMPULAN DAN PEMPROSESAN DATA PERIBADI (“Tujuan”)

3.1        Pelanggan atau bakal pelanggan perkhidmatan bekalan air:

Data peribadi anda dikumpul dan diproses selanjutnya oleh Ranhill SAJ sebagaimana yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang serta bagi melaksanakan transaksi komersial yang anda mohon, termasuk tujuan berikut:

(i)         Untuk mengesahkan identiti dan latar belakang anda;

(ii)        Untuk menilai dan memproses permohonan anda bagi perkhidmatan bekalan air dan perkhidmatan lain yang berkaitan dengan perkhidmatan kami;

(iii)        Untuk melaksanakan tanggungjawab Ranhill SAJ di bawah Akta Industri Perkhidmatan Air 2006, termasuk tetapi tidak terhad kepada pembangunan dan penyelenggaraan sistem bekalan air, pangkalan data pelanggan, pengebilan, kutipan hasil, penguatkuasaan dan perkhidmatan berkaitan pelanggan;

(iv)        Untuk memupuk kecemerlangan dan kelestarian industri air melalui penyelidikan pasaran atau tinjauan, analisis dalaman, kempen, acara untuk aktiviti pemprofilan pelanggan, analisis corak dan pilihan pelanggan, perancangan, serta analisis statistik dan trend berkaitan perkhidmatan kami;

(v)        Untuk menjamin keselamatan dan kesejahteraan anda;

(vi)        Untuk mana-mana individu yang dikenal pasti sebagai anda atau wakil sah anda bagi tujuan yang dinyatakan di atas dan yang berkaitan dengannya;

(vii)       Untuk melaksanakan sebarang perkhidmatan oleh pihak ketiga bagi mana-mana tujuan yang dinyatakan di atas dan berkaitan dengannya;

(viii)      Untuk memudahkan penyertaan anda dalam mana-mana program kami, pentadbiran acara termasuk pertandingan, promosi atau kempen;

(ix)        Untuk memudahkan proses sebarang pembayaran berkaitan perkhidmatan kami;

(x)        Untuk menjawab pertanyaan anda serta menyelesaikan sebarang isu atau pertikaian yang mungkin timbul berkaitan sebarang urusan dengan Ranhill SAJ;

(xi)        Untuk mematuhi tanggungjawab undang-undang dan kewajipan peraturan Ranhill SAJ dalam menjalankan perniagaannya termasuk memenuhi sebarang keperluan penzahiran yang ditetapkan oleh mana-mana undang-undang yang mengikat Ranhill SAJ;

(xii)       Untuk memberikan maklumat kepada anda berkaitan perkhidmatan, kempen, acara yang akan datang dan promosi yang ditawarkan oleh kami serta entiti YTL Corporation Berhad dan entiti tersenarai dalam Malaysia serta anak syarikatnya (“Kumpulan”) yang mungkin menjadi kepentingan kepada anda;

(xiii)      Untuk memproses atau menjalankan penyelidikan analitikal, penjejakan prestasi dan penanda aras;

(xiv)      Untuk mengesan sebarang penyalahgunaan, penipuan atau penggunaan perkhidmatan yang tidak wajar; dan

(xv)       Untuk apa-apa tujuan lain yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang, peraturan dan garis panduan termasuk keperluan untuk mana-mana pihak berkuasa kerajaan atau pihak berkuasa kawal selia.

 

3.2        Rakan niaga seperti pembekal, kontraktor, pembida, perunding, tukang paip, tuan tanah, penyewa, pemungut hutang atau penyedia perkhidmatan:

Selain perkara di bawah 3.1, kami juga mengumpul dan memproses data peribadi anda bagi tujuan berikut:

(i)         Untuk menjalankan semakan rujukan kredit dan menilai keupayaan kredit anda, jika perlu, dalam penyediaan kontrak dan perkhidmatan yang diperlukan;

(ii)        Untuk mentadbir dan melaksanakan transaksi komersial anda (seperti penganugerahan tender, kontrak untuk perkhidmatan, kerja, kontrak pembekalan dan perjanjian sewaan);

(iii)        Untuk memproses sebarang pembayaran berkaitan transaksi komersial anda;

(iv)        Untuk tujuan insurans;

(v)        Untuk tujuan siasatan dalaman, pematuhan, audit atau keselamatan termasuk tetapi tidak terhad kepada pengesanan, pencegahan dan pendakwaan jenayah;

(vi)        Untuk mengurus perniagaan kami dan hubungan anda dengan Kumpulan dengan lebih baik;

(vii)       Untuk memindahkan atau menyerahkan hak, kepentingan dan tanggungjawab kami di bawah mana-mana perjanjian yang dimeterai dengan Ranhill SAJ;

(viii)      Untuk menilai, memantau dan mengurus prestasi kontraktor, pelaksanaan projek, serta pematuhan terhadap keperluan keselamatan dan teknikal;

(ix)        Untuk menilai dan memproses penyertaan pembida dalam tender termasuk penilaian, penjelasan dan keputusan penganugerahan tender;

(x)        Untuk melantik dan menyelaras perunding bagi penyediaan perkhidmatan profesional, nasihat atau teknikal;

(xi)        Untuk mendaftar, mengesahkan dan menyelia tukang paip yang menjalankan kerja pemasangan, penyelenggaraan atau pembaikan;

(xii)       Untuk mengurus dan mentadbir maklumat tuan tanah, perjanjian sewaan, pembayaran sewa dan surat-menyurat berkaitan hartanah;

(xiii)      Untuk mengurus, mengutip dan menguatkuasakan bayaran atau hutang tertunggak melalui agensi pemungut hutang yang dilantik termasuk komunikasi, rundingan dan proses penyelesaian;

(xiv)      Untuk menyelaras dan berkongsi data pengguna atau operasi yang berkaitan dengan operator air berlesen lain; dan

(xv)       Untuk bekerjasama dan berkongsi maklumat perkhidmatan yang berkaitan dengan pemegang lesen perkhidmatan pembetungan bagi tujuan penyelarasan penyelenggaraan dan pematuhan terhadap peraturan perkhidmatan utiliti.

 

3.3        Peserta Program:

Data peribadi anda dikumpul dan diproses selanjutnya oleh Ranhill SAJ sebagaimana yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang serta berkaitan dengan penyertaan anda dalam mana-mana program, acara, kempen, tinjauan atau inisiatif yang dianjurkan, dihoskan atau ditaja oleh Ranhill SAJ, termasuk tujuan berikut:

(i)         Untuk mendaftar dan mengurus penyertaan anda dalam program, acara, kempen, tinjauan atau inisiatif yang dianjurkan oleh Ranhill SAJ;

(ii)        Untuk berkomunikasi dengan anda mengenai butiran acara, logistik, kemas kini, penghargaan atau aktiviti susulan;

(iii)        Untuk menyediakan, menerbitkan atau memaparkan bahan acara termasuk gambar, video dan testimoni bagi tujuan pelaporan atau publisiti;

(iv)        Untuk mengeluarkan sijil, pengiktirafan, hadiah atau tanda penghargaan berkaitan penyertaan anda;

(v)        Untuk menganalisis maklum balas, trend penyertaan dan penglibatan peserta bagi tujuan penambahbaikan program;

(vi)        Untuk menyelenggara rekod dalaman peserta bagi tujuan pematuhan, audit dan pelaporan yang diperlukan;

(vii)       Untuk mematuhi sebarang keperluan undang-undang atau tanggungjawab peraturan kawal selia yang berkaitan dengan acara atau aktiviti tersebut; dan

(viii)      Untuk menghubungi anda dan/atau menyediakan maklumat berkaitan program, kempen atau inisiatif lain yang sama yang mungkin menjadi kepentingan untuk anda.

 

3.4        Individu Bawah Umur:

Data peribadi individu bawah umur boleh dikumpul dan diproses selanjutnya oleh Ranhill SAJ dengan keizinan penjaga sah bagi tujuan-tujuan berikut:

(i)         Untuk mendaftar dan mengurus penyertaan dalam mana-mana program, acara atau inisiatif Ranhill SAJ yang ditujukan kepada individu bawah umur;

(ii)        Untuk berkomunikasi dengan ibu bapa atau penjaga sah individu bawah umur mengenai butiran acara, keperluan kebenaran atau kemas kini berkaitan;

(iii)        Untuk memastikan keselamatan, kebajikan dan penyeliaan yang sesuai bagi individu bawah umur semasa penyertaan dalam program atau aktiviti Ranhill SAJ;

(iv)        Untuk merekod kehadiran, mengeluarkan sijil atau penghargaan, dan mendokumentasikan pencapaian atau penglibatan;

(v)        Untuk memproses gambar, video atau rakaman media yang diambil semasa acara bagi laporan dalaman atau publisiti (tertakluk kepada keizinan penjaga sah); dan

(vi)        Untuk mematuhi mana-mana keperluan undang-undang atau peraturan yang mentadbir pengendalian data peribadi individu bawah umur.

 

 

4.         PENZAHIRAN DATA PERIBADI (di dalam atau di luar Malaysia)

4.1        Entiti dalam Kumpulan

Data peribadi anda yang diberikan kepada kami diproses oleh entiti dalam Kumpulan (sama ada di dalam atau di luar Malaysia), termasuk syarikat berkaitan, anak syarikat, syarikat induk, syarikat bersekutu dan rakan kongsi perkhidmatan luar.

Kumpulan akan memastikan bahawa:

(i)         Akses kepada data peribadi anda dihadkan kepada kakitangan yang perlu memproses data tersebut mengikut keperluan tugas masing-masing; dan

(ii)        Hanya maklumat yang perlu sahaja akan dikeluarkan kepada pekerja yang berkenaan.

 

4.2        Kelas pihak ketiga

Data peribadi anda mungkin dizahirkan atau dipindahkan kepada pihak ketiga yang berkaitan (di dalam atau di luar Malaysia) sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang, selaras dengan hubungan kontraktual yang berkaitan (contohnya apabila kami melantik penyedia perkhidmatan pihak ketiga), atau bagi tujuan yang dinyatakan di bawah atau tujuan yang berkaitan dengannya, termasuk kepada:

(i)         Pemegang lesen air lain bagi menyelaras dan berkongsi data pengguna atau operasi yang berkaitan untuk kesinambungan perkhidmatan, pengurusan bekalan air dan kecekapan operasi rentas sempadan;

(ii)        Pemegang lesen perkhidmatan pembetungan bagi tujuan kerjasama dan perkongsian maklumat perkhidmatan berkaitan bagi penyelarasan penyelenggaraan dan pematuhan terhadap peraturan perkhidmatan utiliti;

(iii)        Aktiviti perkhidmatan luar dalam perkhidmatan air, kejuruteraan, operasi, penyelenggaraan atau aktiviti perniagaan yang berkaitan;

(iv)        Tadbir urus peringkat kumpulan, pengurusan risiko, audit dalaman, pematuhan, pelaporan bersepadu, fungsi pentadbiran bersama, sokongan perkhidmatan pelanggan, pengehosan IT dan penyelenggaraan sistem, atau bagi tujuan perniagaan, operasi dan pentadbiran yang sah di sisi undang-undang perlindungan data yang berkenaan;

(v)        Pihak ketiga yang dilantik oleh kami untuk menyediakan perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti bank atau institusi kewangan, juruaudit perunding, peguam, setiausaha syarikat, syarikat percetakan, vendor sistem/perisian teknologi maklumat (IT), kontraktor, penganjur persidangan/latihan/acara, penasihat lain, agensi pelancongan, agensi pelaporan kredit dan syarikat insurans);

(vi)        Rakan niaga atau sekutu kami yang bersama-sama menyediakan perkhidmatan yang diminta (seperti hotel atau resort pihak ketiga, penyewa kompleks membeli-belah atau pengedar aplikasi);

(vii)       Mana-mana Institusi kewangan, peniaga dan persatuan kad kredit berhubung penggunaan kad kredit atau debit anda dalam mana-mana transaksi dengan kami;

(viii)      Agensi penguatkuasaan undang-undang termasuk mahkamah, tribunal atau pihak berkuasa, sama ada kerajaan atau separa kerajaan yang mempunyai bidang kuasa ke atas Ranhill SAJ;

(ix)        Agensi kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun, perbadanan pengurusan, badan pengurusan bersama, badan kawal selia industri dan pihak berkuasa tempatan;

(x)        Mana-mana individu, pihak berkuasa atau badan kawal selia yang kepadanya Ranhill SAJ dibenarkan atau dikehendaki untuk menzahirkan data di bawah undang-undang mana-mana negara;

(xi)        Entiti dalam syarikat Kumpulan bagi tujuan mengendalikan, menambah baik dan membangunkan perkhidmatan kami; dan

(xii)       Penyedia perkhidmatan pihak ketiga bagi melaksanakan fungsi bagi pihak kami seperti kutipan hutang, pengambilan pekerja, persidangan, latihan, acara, penganjuran, kutipan.

 

4.3        Perkongsian Data

Ranhill SAJ mungkin menjalinkan perjanjian perkongsian data dengan rakan perniagaan, pemegang saham dan/atau sekutu kami yang platformnya berintegrasi dengan kami, serta rakan kerjasama yang bekerjasama dengan kami bagi menambah baik operasi, menyokong fungsi perniagaan, melaksanakan promosi, perkhidmatan nilai tambah atau perkhidmatan khusus lain. Jika anda telah memberikan keizinan untuk perkongsian data peribadi anda dengan rakan perniagaan kami melalui platform dan/atau saluran mereka, data peribadi anda boleh dikongsi antara rakan perniagaan kami tersebut dan kami bagi Tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini.

Sebagaimana dinyatakan di bawah Tujuan yang dinyatakan di atas, kami mungkin menghubungi anda untuk memaklumkan tentang perkhidmatan kami, perkhidmatan lain yang ditawarkan, kempen dan promosi termasuk yang dijalankan bersama rakan perniagaan semasa dan masa hadapan kami serta entiti dalam Kumpulan yang mungkin menarik minat anda (melalui e-mel langsung elektronik (EMD), surat terus, pesanan ringkas (SMS), panggilan telefon, media sosial, laman pihak ketiga dan saluran komunikasi lain).

Kami juga mungkin mengumpul, berkongsi dan menggunakan data peribadi anda bagi tujuan analitik, ujian, penyelidikan, penjejakan prestasi, penanda aras dan/atau untuk mentadbir enjin carian automatik serta perkhidmatan pemprofilan menggunakan data yang dikumpul dalam Kumpulan.

 

5.         PENYIMPANAN DATA PERIBADI

Data peribadi anda akan disimpan hanya selama mana yang diperlukan untuk memenuhi tujuan ia dikumpul atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang. Kami tidak akan menyimpan data anda lebih lama daripada tempoh yang perlu untuk menunaikan semua obligasi kami dan bagi melindungi kepentingan kami.

 

6.         KESELAMATAN DATA PERIBADI

Ranhill SAJ akan memproses data anda dengan cara yang selamat dan terjamin, serta setakat yang munasabah dan praktikal akan melaksanakan langkah-langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang sesuai bagi mengelakkan sebarang akses, penzahiran, pengubahan atau pemusnahan tanpa kebenaran selaras dengan undang-undang yang berkuat kuasa.

 

7.         HAK SUBJEK DATA

Di bawah Akta 709, anda mempunyai hak sebagai subjek data untuk mengakses, membetulkan atau memadam data peribadi anda atau sebaliknya menarik balik keizinan terhadap pemprosesan data anda, tertakluk kepada keperluan atau pengecualian tertentu sebagaimana yang diperuntukkan oleh undang-undang atau dikehendaki oleh kami, termasuk bayaran fi yang ditetapkan jika berkenaan. Kami akan berusaha sedaya upaya untuk memastikan data peribadi anda adalah tepat dan terkini; oleh itu, kami memohon bantuan dan kerjasama anda untuk memaklumkan kepada kami sekiranya terdapat sebarang perubahan terhadap maklumat anda.

 

8.         LAMAN WEB

8.1        Pautan ke laman lain

Kandungan di laman web kami mungkin mengandungi pautan ke laman web pihak ketiga yang lain. Ranhill SAJ tidak bertanggungjawab terhadap kandungan di laman web pihak ketiga tersebut dan pengguna hendaklah merujuk kepada dasar privasi berasingan yang terpakai kepada laman web pihak ketiga berkenaan.

8.2        Cookies

Ranhill SAJ mungkin mengumpul maklumat tentang lawatan anda ke laman web Ranhill SAJ tanpa anda menyerahkan maklumat tersebut secara aktif. Maklumat yang tidak dapat dikenal pasti boleh dikumpul melalui pelbagai teknologi seperti cookies dan web beacons. Cookies ialah fail teks kecil yang dipindahkan ke cakera keras komputer anda oleh laman web. Web beacons (juga dikenali sebagai fail GIF, piksel atau tag Internet) membantu Ranhill SAJ mengenal pasti cookie unik pada pelayar anda. Pelayar Internet anda secara automatik menghantar kepada Ranhill SAJ sebahagian daripada maklumat yang tidak dapat dikenal pasti ini seperti URL laman web yang anda lawati sebelum ini dan versi pelayar yang digunakan pada komputer anda.

Teknologi pengumpulan maklumat pasif ini dapat memudahkan penggunaan laman web Ranhill SAJ dengan membolehkan kami menyediakan perkhidmatan yang lebih baik, menyesuaikan laman web mengikut keutamaan pengguna, mengumpul statistik, menganalisis trend serta mentadbir dan menambah baik laman web Ranhill SAJ. Ciri-ciri tertentu di laman web Ranhill SAJ mungkin tidak berfungsi tanpa penggunaan teknologi pengumpulan maklumat pasif. Maklumat yang dikumpul melalui teknologi ini tidak boleh digunakan untuk mengenal pasti anda tanpa maklumat tambahan yang boleh dikenal pasti, dan Ranhill SAJ tidak akan mengumpul maklumat tambahan yang boleh dikenal pasti melalui penggunaan teknologi penjejakan tersebut.

 

9.         PINDAAN KEPADA NOTIS INI

Ranhill SAJ berhak untuk mengemas kini Notis Privasi ini pada bila-bila masa tanpa notis terdahulu dan akan memaklumkan anda tentang sebarang pindaan melalui laman web kami. Kami juga boleh memaklumkan anda melalui saluran komunikasi lain yang dianggap sesuai oleh Ranhill SAJ dan penggunaan berterusan anda terhadap perkhidmatan kami akan dianggap sebagai persetujuan dan penerimaan anda terhadap terma yang dikemas kini dalam Notis Privasi ini.

 

10.        MAKLUMAT UNTUK DIHUBUNGI

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, aduan atau permohonan berkaitan pemprosesan data peribadi anda, sila hubungi:

Pegawai Perlindungan Data

Ranhill SAJ Sdn Bhd

Bangunan Ranhill SAJ

Jalan Garuda, Larkin

80350 Johor Bahru

E-mel: dpo@ranhill.com.my

 

 

11.        PERTENTANGAN

Sekiranya berlaku sebarang pertentangan antara versi Bahasa Inggeris Notis Privasi dengan versi Bahasa Malaysia Notis Privasi, terma dalam versi Bahasa Inggeris Notis Privasi akan diguna